Harmonogram – kto i kiedy musi wdrożyć KSeF?
Zgodnie z najnowszymi przepisami, od 1 lutego 2026 r. wystawianie e-faktur w systemie stało się obowiązkowe dla tych podmiotów, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła próg 200 milionów złotych. Cała reszta przedsiębiorców, do których zaliczają się również podatnicy zwolnieni z VAT, musi wejść do systemu od 1 kwietnia 2026 r. Ustawodawca przewidział jednak pewne ułatwienie dla firm o najmniejszych obrotach. Jeżeli wartość Twojej sprzedaży miesięcznej (wraz z VAT) udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł, to wymóg korzystania z KSeF zostaje przesunięty na 1 stycznia 2027 r. Warto jednak uważać, ponieważ w miesiącu, w którym limit ten zostanie przekroczony, faktura go przekraczająca oraz wszystkie kolejne muszą zostać już wystawione poprzez rządowy system.
Wyjątki – jakich dokumentów nie trzeba tam rejestrować?
Nie każda transakcja biznesowa musi docelowo znaleźć się w KSeF. Obowiązek ten absolutnie nie obejmuje faktur wystawianych dla konsumentów (czyli osób fizycznych, które nie prowadzą własnej działalności) – ich wysyłka do KSeF jest wyłącznie opcjonalna. Ponadto prawo pozwala przedsiębiorcom na korzystanie z dotychczasowych kas fiskalnych do wystawiania faktur, a także traktowania paragonów z NIP nabywcy (do kwoty 450 zł) jako faktur uproszczonych jeszcze do końca 2026 roku.
Jak obsługa systemu wygląda na co dzień?
Do bieżącego wystawiania oraz pobierania faktur ustrukturyzowanych niezbędne jest połączenie z internetem oraz przejście odpowiedniego uwierzytelnienia, choćby na platformach udostępnionych bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów. Co niezwykle istotne, faktur w tym systemie nie wystawia anonimowa "firma", lecz zawsze określona osoba fizyczna, która musi posiadać nadane uprawnienia. Właściciel przedsiębiorstwa może wskazać, kto ma prawo w jego imieniu sporządzać dokumenty – takie uprawnienie można nadać swoim pracownikom, zewnętrznemu biuru rachunkowemu lub swojemu doradcy podatkowemu. Co więcej, można również wydzielić samo uprawnienie do wglądu i odbierania faktur zakupowych, które nie pozwoli takiej osobie na ich edycję ani wysyłkę. Należy też pamiętać, że podmioty wyłączone z obowiązku wystawiania e-faktur, mimo wszystko muszą na bieżąco odbierać je w systemie, jeśli kontrahent tam je umieści.
Surowe kary finansowe za lekceważenie przepisów
Zwlekanie z wdrożeniem i przygotowaniem się do nowych wymogów może okazać się niezwykle kosztowne. Naruszenie tych procedur wiąże się bowiem z rygorystycznymi sankcjami, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Gdy podatnik np. wystawi fakturę celowo poza systemem bez stosownego uzasadnienia, lub prześle ją do bazy po wymaganym terminie (np. po wystąpieniu awarii), sprawą zajmie się naczelnik urzędu skarbowego. Organ ten zyska prawo do nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, która może sięgnąć aż 100% wartości podatku VAT wykazanego na błędnym dokumencie. Jeśli dana faktura nie posiada podatku VAT, sankcja może wynieść do 18,7% jej kwoty brutto.
