Wizualizacje faktur z KSeF a ryzyko „pustych faktur” – na co musi uważać przedsiębiorca?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiąże się z koniecznością przestrzegania ściśle określonych reguł technicznych i prawnych. Resort finansów odniósł się do niepokojącego zjawiska – nieprawidłowo sporządzone wizualizacje faktur ustrukturyzowanych mogą w pewnych okolicznościach zostać uznane za odrębne, tzw. puste faktury. Dla przedsiębiorcy stanowi to realne ryzyko konieczności podwójnego uiszczenia podatku VAT oraz odpowiedzialności karno-skarbowej.

Wizualizacja faktury to dokument w postaci graficznej (np. plik PDF lub wydruk papierowy) odpowiadający danym zawartym na fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF w formacie XML.

Przepisy ustawy o VAT nie określają szczegółowych wymogów graficznych dotyczących wizualizacji, jednak nakładają kluczowe warunki:

• Merytoryczna zgodność: Wizualizacja musi być w pełni spójna z danymi zapisanymi w pliku XML przesłanym do KSeF.
• Obowiązek kodu QR: W przypadku udostępnienia lub użycia faktury poza KSeF (np. przekazania jej nabywcy w formie PDF lub papierowej), dokument należy obowiązkowo oznaczyć kodem QR.

W praktyce gospodarczej zdarza się, że przedsiębiorcy przesyłają do KSeF plik XML zawierający jedynie podstawowe dane wymagane przepisami, natomiast szczegółowe informacje (np. terminy i formę płatności, numer rachunku bankowego czy specyfikację towaru) zamieszczają wyłącznie na wizualizacji graficznej.

Ministerstwo Finansów wyraźnie odradza takie postępowanie z kilku powodów:

1. Brak możliwości automatyzacji: Nabywca nie może automatycznie zapisać pełnych danych w swoim systemie księgowym z pliku XML.
2. Niezgodność z ideą KSeF: Zmusza to odbiorcę do ręcznego przepisywania danych z wizualizacji, co niweczy cel wdrożenia e-Faktur.
3. Niespójność dokumentów: Powstanie rozbieżności między treścią pliku w KSeF a udostępnioną wizualizacją stwarza ryzyko podatkowe.

Wzór e-Faktury FA(3) umożliwia zamieszczenie wszelkich dodatkowych informacji w formie ustrukturyzowanej bezpośrednio w pliku XML. Wizualizacja może zawierać dodatkowo jedynie elementy techniczne lub marketingowe, takie jak logo firmy czy dane kontaktowe do biura obsługi.

Jeżeli firma chce przekazać klientowi dokument roboczy lub proppozycję biznesową, która nie ma charakteru podatkowego, musi zadbać o to, by dokument ten nie został pomylony z fakturą VAT.

Aby uniknąć zakwalifikowania dokumentu jako faktury:

• Dokument musi nosić jednoznaczną nazwę **„potwierdzenie transakcji”**.
• Powinien zawierać wyłącznie podstawowe elementy: dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury nadany przez podatnika, kwotę należności ogółem oraz 2 kody QR/linki.