Oto z czym najczęściej mierzą się obecnie przedsiębiorcy:
1. Więcej pracy ręcznej i brak klasyfikacji kosztów
Z perspektywy rozliczeń dużym problemem jest brak możliwości klasyfikowania wydatków bezpośrednio na fakturze w systemie. Do tej pory przedsiębiorcy przekazywali dokumenty wstępnie opisane, teraz księgowość musi przeprowadzać dodatkową analizę, co zwiększa ryzyko błędów. Co więcej, system nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, wymuszając każdorazowe logowanie się w celu sprawdzenia statusu dokumentów.
2. Ryzyko dublowania faktur
Największym wyzwaniem jest obecnie równoległy obieg dokumentów. Faktury często spływają dwiema ścieżkami - przez KSeF oraz bezpośrednio od klienta, np. mailem. Wymaga to wzmożonej czujności, aby uniknąć podwójnego zaksięgowania tego samego kosztu.
3. Nowe rygory biznesowe
KSeF nie wybacza spóźnień - system technicznie nie pozwala na wystawianie faktur z datą wsteczną. Wymusza to na firmach dużo większą dyscyplinę w zakresie bieżącego obiegu dokumentacji. Mimo że ustrukturyzowana forma faktur jest weryfikowana formalnie, to system przepuszcza m.in. błędy rachunkowe wynikające z zaokrągleń.
4. KSeF a prywatny wynajem nieruchomości
Ministerstwo Finansów wyjaśnia: osoby prowadzące wyłącznie najem prywatny na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie muszą wystawiać faktur w KSeF. Wynajem taki nie rodzi obowiązku wystawiania faktur nawet na żądanie nabywcy. Jeśli jednak wynajmujący prywatnie wystawia fakturę za najem na rzecz innej firmy (innego podatnika), wówczas dokument ten - ze względu na status nabywcy - powinien zostać wystawiony w KSeF. Do tego niezbędne będzie posiadanie identyfikatora podatkowego NIP.
Choć KSeF z założenia ma docelowo uprościć archiwizację i scentralizować dane, obecny okres przejściowy wymaga cierpliwości i dokładności. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w dostosowaniu procesów rozliczeniowych do nowych wymogów, księgowi i doradcy z naszej Kancelarii chętnie pomogą bezpiecznie przejść przez ten proces.
